Dokumenditöö arvutiõppe suuna põhieesmärgid:
Õpiväljund 1:
Loob dokumente vastavalt organisatsiooni nõuetele.
Põhiteemad:
Failitüübid ja nende kasutusala. Dokumendimallid. Tekstitöötlus. Väljavõtte tegemine.
Omandatud oskused:
• Loob erinevate dokumendi liikide dokumendimalle (erinevad kirjade liigid, organisatsioonisisene õigusakt, protokoll, akt)
• Vormistab keeleliselt ja tehniliselt etteantud vormile dokumente (erinevad kirjade liigid, organisatsioonisisene õigusakt, protokoll, akt) lähtudes asjaajamise heast tavast.
Õpiväljund 2:
Võtab vastu ja registreerib dokumendid vastavalt nõuetele.
Põhiteemad:
Dokumendihaldussüsteemide ülevaade ja võrdlus.
Omandatud oskused:
• Kirjeldab dokumentide edastamist vastavalt antud organisatsiooni kirjeldusele
Õpiväljund 1:
Loob dokumente vastavalt organisatsiooni nõuetele.
Põhiteemad:
Failitüübid ja nende kasutusala. Dokumendimallid. Tekstitöötlus. Väljavõtte tegemine.
Omandatud oskused:
• Loob erinevate dokumendi liikide dokumendimalle (erinevad kirjade liigid, organisatsioonisisene õigusakt, protokoll, akt)
• Vormistab keeleliselt ja tehniliselt etteantud vormile dokumente (erinevad kirjade liigid, organisatsioonisisene õigusakt, protokoll, akt) lähtudes asjaajamise heast tavast.
Õpiväljund 2:
Võtab vastu ja registreerib dokumendid vastavalt nõuetele.
Põhiteemad:
Dokumendihaldussüsteemide ülevaade ja võrdlus.
Omandatud oskused:
• Kirjeldab dokumentide edastamist vastavalt antud organisatsiooni kirjeldusele
1. Sissejuhatus ainesse. 13.11.2020
1.1.Dokumendi analüüs.
Dokumendi teekond andmete analüüsist adressaadile saatmiseni. Praktiline töö.
Pane eelnevalt õpitud teadmised ja oskused proovile.
Dokumendi teekond andmete analüüsist adressaadile saatmiseni. Praktiline töö.
Pane eelnevalt õpitud teadmised ja oskused proovile.
Lisaülesanne. Trkükikiiruse ja kvaliteedi test.
Ava veebileht https://www.keyhero.com/free-typing-test/?lang=13 ja soorita seal olev teksti trükkimise kiiruse ja kvaliteedi test. Harjuta eelnevalt!
Võid valida erinevate keelte seast, sh inglise keel.
Ava veebileht https://www.keyhero.com/free-typing-test/?lang=13 ja soorita seal olev teksti trükkimise kiiruse ja kvaliteedi test. Harjuta eelnevalt!
Võid valida erinevate keelte seast, sh inglise keel.
2. Failihaldus
2.1. Soojendusülesanne. Proovi kokku liita fail ja failitüüp.
2.3. Iseseisev töö. Leia vastused järgmistele küsimustele. Vormista vastused korrektse dokumendina.
Kirjelda järgnevaid tegevusi:
1. Kuidas luua rakendusprogrammis uut dokumenti?
2. Mis on vahet käskudel Save ja Save As…?
3. Kuidas avada rakendusprogrammis vajalikku dokumendifaili? Aga viimati kasutatud dokumenti?
4.Kuidas luua arvutisse uut kausta? Nimeta vähemalt kaks viisi.
5. Kuidas valida (märgistada) üht faili? Mitut järjestikust faili? Mitut erinevat faili, mis ei
asu järjestikku?
6. Kuidas märgistada kõik kaustas olevad failid?
7. Kuidas kopeerida kaustu ja faile vahepuhvri abil?
8. Aga kuidas teisaldada?
9. Mis klahvi abil saab hiirega vedades faile kopeerida?
10. Kuidas muuta faili või kausta nime?
11. Kuidas kustutada mittevajalikku faili või kausta?
12. Milliseid märke ei tohi faili nimes kasutada?
13. Mida näitab faili nimelaiend? Kuidas seda kirjutatakse?
14. Millised on tekstifaili nimelaiendid? Aga programmifaili?
15. Mitu ühenimelist faili võib ühes kaustas olla?
16. Kuidas tähistatakse andmekandjaid (kettaid)? Too näiteid.
17. Mis osadest koosneb faili täielik nimi?
18. Milleks kasutatakse programmi Windows Explorer? Kuidas seda käivitada?
19. Kuidas määrata kausta ja faili mahtu (suurust)?
20. Kuidas on võimalik vaadata, kui palju on andmekandjal vaba ruumi?
21. Kuidas leida arvutist kadunud faili?
22. Mida nimetatakse otsinguvõtmeks?
23. Miks peab arvuti failisüsteem alati korras olema?
Kirjelda järgnevaid tegevusi:
1. Kuidas luua rakendusprogrammis uut dokumenti?
2. Mis on vahet käskudel Save ja Save As…?
3. Kuidas avada rakendusprogrammis vajalikku dokumendifaili? Aga viimati kasutatud dokumenti?
4.Kuidas luua arvutisse uut kausta? Nimeta vähemalt kaks viisi.
5. Kuidas valida (märgistada) üht faili? Mitut järjestikust faili? Mitut erinevat faili, mis ei
asu järjestikku?
6. Kuidas märgistada kõik kaustas olevad failid?
7. Kuidas kopeerida kaustu ja faile vahepuhvri abil?
8. Aga kuidas teisaldada?
9. Mis klahvi abil saab hiirega vedades faile kopeerida?
10. Kuidas muuta faili või kausta nime?
11. Kuidas kustutada mittevajalikku faili või kausta?
12. Milliseid märke ei tohi faili nimes kasutada?
13. Mida näitab faili nimelaiend? Kuidas seda kirjutatakse?
14. Millised on tekstifaili nimelaiendid? Aga programmifaili?
15. Mitu ühenimelist faili võib ühes kaustas olla?
16. Kuidas tähistatakse andmekandjaid (kettaid)? Too näiteid.
17. Mis osadest koosneb faili täielik nimi?
18. Milleks kasutatakse programmi Windows Explorer? Kuidas seda käivitada?
19. Kuidas määrata kausta ja faili mahtu (suurust)?
20. Kuidas on võimalik vaadata, kui palju on andmekandjal vaba ruumi?
21. Kuidas leida arvutist kadunud faili?
22. Mida nimetatakse otsinguvõtmeks?
23. Miks peab arvuti failisüsteem alati korras olema?
2.4. Kaustatöö (kaustade loomine)
NB! Kogu järgnev ülesanne tee ekraanisalvestusena, mille esitad hindamiseks.
1. Loo endanimeline kaust ("Oma_Nimi")
2. Omanimelise ("Oma_nimi") kausta sisse tee alamkaust "Dokumenditöö_arvutiõpetus"
3. "Dokumenditöö_arvutiõpetus" kausta sisse tee alamkaust "Failihaldus"
4."Failihaldus" kausta sisse tee omanimeline tekstifail nimega "Faililaiendid.rtf"
5. Samasse kausta lisa ka varem loodud dokument failihalduse küsimustega.
6. Faililaiendid.rtf sisse kirjuta 10 erinevat faililaiendit koos tähendusega ja salvesta fail pdf formaadis
7. Muuda "Dokumenditöö_arvutiõpetus"-kaustas failnimi ära; uus failinimi on "Failitüübid_oma_nimi.docx"
9. Lisa kausta "Failihaldus" järgmised failid: jpg, gif, mp3, pptx, xlsx. Nende failide sisu pole oluline.
10. Loo omanimelise kausta otsetee/shortcut arvuti töölauale.
11. Saada oma ekraanisalvestuse link korrektse kirjaga õpetajale.
NB! Kogu järgnev ülesanne tee ekraanisalvestusena, mille esitad hindamiseks.
1. Loo endanimeline kaust ("Oma_Nimi")
2. Omanimelise ("Oma_nimi") kausta sisse tee alamkaust "Dokumenditöö_arvutiõpetus"
3. "Dokumenditöö_arvutiõpetus" kausta sisse tee alamkaust "Failihaldus"
4."Failihaldus" kausta sisse tee omanimeline tekstifail nimega "Faililaiendid.rtf"
5. Samasse kausta lisa ka varem loodud dokument failihalduse küsimustega.
6. Faililaiendid.rtf sisse kirjuta 10 erinevat faililaiendit koos tähendusega ja salvesta fail pdf formaadis
7. Muuda "Dokumenditöö_arvutiõpetus"-kaustas failnimi ära; uus failinimi on "Failitüübid_oma_nimi.docx"
9. Lisa kausta "Failihaldus" järgmised failid: jpg, gif, mp3, pptx, xlsx. Nende failide sisu pole oluline.
10. Loo omanimelise kausta otsetee/shortcut arvuti töölauale.
11. Saada oma ekraanisalvestuse link korrektse kirjaga õpetajale.
3. Sissejuhatus dokumendihaldussüsteemi. Elektrooniline dokumendihaldus.
3.1. Loe läbi sissejuhatus.
Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem.
Dokumendihaldussüsteemi eemärk on tagada väärtuslikku teavet tagavate dokumentide säilimine ning kättesaadavus.
Esimesed teadaolevad dokumentide registrid koostati 13. sajandil Itaalias.
Eestis on asjaajamine reglementeeritud alates 1924. aastast, kui kehtima hakkas registriraamat. Selles registreeriti sissetulnud ja väljaminevad kirjad. Kasutati ka andmeraamatuid ehk tänapäevaselt nimetatuna andmekogusid. Ühe asja kohta käivad dokumendid registreeriti sama numbri all.
Dokumendihaldus kui distsipliin arenes välja 20. sajandil kantselei töö tõhustamise programmidest ja ühest vanemast distsipliinist – arhiivindusest.
Allikas: http://www.dokumendihaldus.ee/dokumendihaldus
3.2. Saa teada, mis on elektrooniline dokumendihaldus.
Elektroonilisest dokumendihaldusest (EDHS) rääkides mõeldakse eelkõige digitaalset asjaajamist: digitaalsete dokumentide loomist, menetlemist ja allkirjastamist. Neid toiminguid võimaldavad elektroonilised dokumendihaldustarkvarad – EDHS-id.
Dokumendi- ja teabehalduse valdkond on reguleeritud õigusaktidega (EE-identimise ja e-tehingute usaldusteenuste seadus", valitsuse määrus „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused” ja „Arhiivieeskiri”), mis sätestavad reeglid ja põhimõtted:
Asutustevahelised või asutuse elektroonilised dokumentide loomise, haldamise ja menetlemise infosüsteemid peavad tagama nõuetekohase teabehalduse, sh võimaldama:
Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem.
Dokumendihaldussüsteemi eemärk on tagada väärtuslikku teavet tagavate dokumentide säilimine ning kättesaadavus.
Esimesed teadaolevad dokumentide registrid koostati 13. sajandil Itaalias.
Eestis on asjaajamine reglementeeritud alates 1924. aastast, kui kehtima hakkas registriraamat. Selles registreeriti sissetulnud ja väljaminevad kirjad. Kasutati ka andmeraamatuid ehk tänapäevaselt nimetatuna andmekogusid. Ühe asja kohta käivad dokumendid registreeriti sama numbri all.
Dokumendihaldus kui distsipliin arenes välja 20. sajandil kantselei töö tõhustamise programmidest ja ühest vanemast distsipliinist – arhiivindusest.
Allikas: http://www.dokumendihaldus.ee/dokumendihaldus
3.2. Saa teada, mis on elektrooniline dokumendihaldus.
Elektroonilisest dokumendihaldusest (EDHS) rääkides mõeldakse eelkõige digitaalset asjaajamist: digitaalsete dokumentide loomist, menetlemist ja allkirjastamist. Neid toiminguid võimaldavad elektroonilised dokumendihaldustarkvarad – EDHS-id.
Dokumendi- ja teabehalduse valdkond on reguleeritud õigusaktidega (EE-identimise ja e-tehingute usaldusteenuste seadus", valitsuse määrus „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused” ja „Arhiivieeskiri”), mis sätestavad reeglid ja põhimõtted:
- avalikus sektoris on dokumendihaldus ja -registri pidamine kohustuslik,
- erasektoris on nõuded üksikutele dokumendiliikidele – näiteks personali- ja raamatupidamisdokumendid.
Asutustevahelised või asutuse elektroonilised dokumentide loomise, haldamise ja menetlemise infosüsteemid peavad tagama nõuetekohase teabehalduse, sh võimaldama:
- dokumendi registreerimise, sõltumata dokumendi kandjast
- dokumendi vormistamise kehtestatud vorminõuete järgi ja kõigi vormielementide muutumatuna säilimise kogu asjaomasele dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtaja jooksul
- kehtestatud juurdepääsuõiguste kasutamise
- lihtsa ja kiire juurdepääsu dokumentidele
- asjaajamis- ja arhiveerimistoimingud nii üksikdokumendi kui ka dokumentide kogumitega
- dokumentide säilimise selliselt, et oleks tagatud autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus nende eraldamiseni hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks
- igal ajal teha kindlaks dokumendiga süsteemis tehtud toimingud, toimingute tegemise aja ja teostanud isikud.
3.3. Tutvu dokumendihaldussüsteemidega
3.3.1. Lihtne dokumendihaldussüsteem
Lihtsaimat dokumendihaldussüsteemi saab luua failisüsteemi alusel, mis koosneb kaustadest, mis sisaldavad omakorda alamkausta ja/või faile ehk dokumente.
Et dokumendihaldussüsteemis paremini orienteeruda, luuakse dokumendiregister/liigitusskeem, mis põhineb kas funktsioonidel või sarjadel. Kõik loodud dokumendid registreeritakse liigitusskeemi registraatoris.
3.3.1. Lihtne dokumendihaldussüsteem
Lihtsaimat dokumendihaldussüsteemi saab luua failisüsteemi alusel, mis koosneb kaustadest, mis sisaldavad omakorda alamkausta ja/või faile ehk dokumente.
Et dokumendihaldussüsteemis paremini orienteeruda, luuakse dokumendiregister/liigitusskeem, mis põhineb kas funktsioonidel või sarjadel. Kõik loodud dokumendid registreeritakse liigitusskeemi registraatoris.
Näide: dokumendihaldussüsteemi kaustasüsteem - peakaustad
|
Näide: dokumendihaldussüsteemi kaustasüsteem - alamkaustad
|
Näide: dokumendiregister
|
3.3.2. Professionaalsed elektroonilised dokumendihaldussüsteemid
Toode ja pakkujad:
Toode ja pakkujad:
- Alfresco Nortal, Fujitsu
- Amphora Interinx
- DocLogix Edisoft Estonia OÜ
- Documentum NetGroup
- Folderit
- GoPro IBM Eesti, NetGroup
- OpenText Content Suite (LiveLink) Digital Mind
- Oracle Universal Content Managment/Records Management Oracle Eesti, Logica Eesti
- Postipoiss Nortal
- SharePoint Helmes, NetGroup, Nortal
- Webdesktop Webware
3.4. Praktiline töö
3.4.1. Joonista oma koolitööde jaoks dokumendihaldussüsteemi struktuur. Võta aluseks oma eriala õppekava (lk 1-4). Vaata näidiseid (autor Aive Aasmäe). Millise vahendiga struktuuri joonistad, on Sinu vaba valik, aga mida loomingulisem, seda ägedam! Lisa joonis meie kodutööde Padletisse.
3.4.2. Tutvu professionaalsete dokumendihaldussüsteemidega ja vali välja kaks, mida lähemalt uurid. Tutvusta neid kaaslastele. Kuidas Sa neid tutvustad (esitlus, ekraanivideo vm), on Sinu valik. NB! Enne kui hakkad valima, vaata, ehk on mõni kaasõpilane juba seda toodet tutvustanud, sel juhul proovi oma tutvustuses välja tuua uusi aspekte, mitte rääkida sama juttu. Lisa tutvustused meie kodutööde Padletisse.
Tähtaeg 16.detsember kell 17.00
3.4.1. Joonista oma koolitööde jaoks dokumendihaldussüsteemi struktuur. Võta aluseks oma eriala õppekava (lk 1-4). Vaata näidiseid (autor Aive Aasmäe). Millise vahendiga struktuuri joonistad, on Sinu vaba valik, aga mida loomingulisem, seda ägedam! Lisa joonis meie kodutööde Padletisse.
3.4.2. Tutvu professionaalsete dokumendihaldussüsteemidega ja vali välja kaks, mida lähemalt uurid. Tutvusta neid kaaslastele. Kuidas Sa neid tutvustad (esitlus, ekraanivideo vm), on Sinu valik. NB! Enne kui hakkad valima, vaata, ehk on mõni kaasõpilane juba seda toodet tutvustanud, sel juhul proovi oma tutvustuses välja tuua uusi aspekte, mitte rääkida sama juttu. Lisa tutvustused meie kodutööde Padletisse.
Tähtaeg 16.detsember kell 17.00
4. Dokumendi tõlgendamine. Väljavõtte tegemine.
|
4.1. Mis on dokumendi väljavõte?
Dokumendi väljavõte on dokumendi teksti osaline taasesitus, mis vormistatakse siis, kui dokumendis sisalduvat teavet on vaja osaliselt taasesitada. Dokumendi väljavõte kinnitatakse kinnitusmärkega väljavõtte koostaja poolt. Digitaalse ärakirja ja väljavõtte puhul kinnitatakse dokument digitaalallkirjaga. Allikas: kov.riik.ee/wp-content/uploads/2013/04/Asjaajamiskord_2013.pdf Dokumendi väljavõte vormistatakse dokumendi väljaandja plangil. Väljavõtte ülemisse parempoolsesse nurka kirjutatakse ,,VÄLJAVÕTE,, Dokumendi väljavõte: 1) dokumendi liik (v.a ametikiri) 2) välja andmise aeg 3) dokumendi registreerimisnumber 4) välja andmise koht 5) pealkiri 6) tekst 7)allakirjutajate nimed, ametinimetused Millised on meie kooli kirjalike tööde peamised vormistusnõuded? See küsimus vaevab paljusid, alusdokument on pikk ja keeruline. Meie töötleme dokumenti ja anname vastuse!
|
|
5. Dokumendi loomine. Koosoleku kutse ja protokoll
Mis on koosolek?
Koosolek on kokkusaamine mingi ühise eesmärgi nimel. Igal koosolekul on oma konkreetne algus ja lõpp.
Ilma läbimõeldud tegevuskavata võib koosolekust kujuneda aega raiskav ja negatiivset stressi põhjustav üritus. Halvasti planeeritud koosolek annab segaseid sõnumeid, vasturääkivaid juhtnööre ja seab ebaselgeid eesmärke.
Iga koosolek, ettekanne, pressikonverents, intervjuu, kõne on infovahetus.
Nõupidamiste käigus vahetatakse või jagatakse teavet, püütakse leida probleemidele lahendusi, antakse hinnang tehtud tööle, tehakse kokkuvõtteid ja võetakse vastu otsuseid.
Nõupidamise või koosoleku korraldamiseks valitakse juhataja, kinnitatakse päeva- ja kodukord ning otsused võetakse vastu hääletades.
Mis on protokoll?
Protokoll on dokument, mis koostatakse koosoleku käigu ja vastuvõetud otsus(t)e fikseerimiseks. Protokoll peab vastama dokumentidele kehtestatud põhinõuetele, st tuleb arvestada dokumentidele esitatavate vormi- ja sisunõuetega.
Protokolli elementide vormistamine ja loomine
Vormistaja ja aeg
Protokoll vormistatakse üldplangile (või luuakse protokollipõhjale/mallile) määratud või volitatud protokollija poolt ühes eksemplaris 3päeva jooksul (kui ei ole sätestatud teisiti).
Dokumendiliigi nimetus
Protokoll peab sisaldama nõupidava organi nimetuse nõupidamisliigi nimetust (juhatuse või nt struktuuriüksuse nimetus).
Juhul, kui protokoll vormistatakse valgele paberile, peab enne dokumendiliiginimetust vormistama organisatsiooni nimetuse.
Koht ja aeg
Koosoleku toimumise koht vormistatakse nimetavas käändes. Koosoleku kuupäevaks on koosoleku toimumise kuupäev, lisada tuleb protokolli registreerimisnumber või viit. Protokollid registreeritakse! Protokollides fikseeritakse koosoleku alguse ja lõpu kellaaeg.
Osalejad
Esimeseks märgitakse koosoleku juhataja, siis protokollija. Kui nii koosoleku juhataja kui ka protokollija on nõupidava organi liikmed, märgitakse ka nemad osalejate hulka. Nõupidava organi alalised liikmed loetletakse perekonnanimede tähestikulises järjekorras. Kui tehakse osalejate registreerimisleht, tuleb näidata üldarv ning sulgudes märkida (registreerimisleht lisatud). Seejärel märgitakse puudujad, sulgudes võib lisada ka puudumise põhjuse. Viimasena loetletakse kutsutud (koos ametinimetusega), kes viibivad ainult üksnes konkreetse päevakorrapunkti arutelu ajal.
Päevakord
Vajalik selleks, et kõik teavad, mis tuleb arutelule. Päevakorrapunktid on teemade põhised, mitte isikute (üksuse või ettekandja põhine).
Protokolli päevakorrapunktide sõnastus võib olla sõnasõnaline, kokkuvõttev või ainult vastuvõetud otsuseid kajastav – see võib olla organisatsioonisisene kokkulepe, kuid samas tuleb arvestada kellele protokoll on suunatud, mis on protokolli eesmärk.
Koosoleku käik
Protokollitakse päevakorrapunktide kaupa, otsused lisatakse päevakorrapunkti sõnastuse lõppu. Kui on olemas kirjalik ettekanne, siis ettekande sisu ei protokollita (protokolli tekstis tehakse vastav märge). Protokollida tuleb eriarvamused, otsesed sõnavõtud nende esitajate nõudmisel.
Otsuste sõnastamine
Tuleb arvestada päevakorrapunktiga, nõupidava organi rolliga (volitustega) ning õigusaktidest tulenevate nõuetega, st mis õigus on antud otsuse vastuvõtmisel või mis saab olema edasine tegevus. Kui otsuses on iseloomult erinevaid küsimusi, siis jaotatakse otsus punktideks, mis nummerdatakse nii, et päevakorrapunkti number kajastuks otsuse numbris.
Allkirjastamine
Protokollile kirjutavad alla juhataja ja protokollija kõrvuti. Kui pole sätestatud teisiti, on ühe allkirjaga protokoll on kehtetu.
Koosolek on kokkusaamine mingi ühise eesmärgi nimel. Igal koosolekul on oma konkreetne algus ja lõpp.
Ilma läbimõeldud tegevuskavata võib koosolekust kujuneda aega raiskav ja negatiivset stressi põhjustav üritus. Halvasti planeeritud koosolek annab segaseid sõnumeid, vasturääkivaid juhtnööre ja seab ebaselgeid eesmärke.
Iga koosolek, ettekanne, pressikonverents, intervjuu, kõne on infovahetus.
Nõupidamiste käigus vahetatakse või jagatakse teavet, püütakse leida probleemidele lahendusi, antakse hinnang tehtud tööle, tehakse kokkuvõtteid ja võetakse vastu otsuseid.
Nõupidamise või koosoleku korraldamiseks valitakse juhataja, kinnitatakse päeva- ja kodukord ning otsused võetakse vastu hääletades.
Mis on protokoll?
Protokoll on dokument, mis koostatakse koosoleku käigu ja vastuvõetud otsus(t)e fikseerimiseks. Protokoll peab vastama dokumentidele kehtestatud põhinõuetele, st tuleb arvestada dokumentidele esitatavate vormi- ja sisunõuetega.
Protokolli elementide vormistamine ja loomine
Vormistaja ja aeg
Protokoll vormistatakse üldplangile (või luuakse protokollipõhjale/mallile) määratud või volitatud protokollija poolt ühes eksemplaris 3päeva jooksul (kui ei ole sätestatud teisiti).
Dokumendiliigi nimetus
Protokoll peab sisaldama nõupidava organi nimetuse nõupidamisliigi nimetust (juhatuse või nt struktuuriüksuse nimetus).
Juhul, kui protokoll vormistatakse valgele paberile, peab enne dokumendiliiginimetust vormistama organisatsiooni nimetuse.
Koht ja aeg
Koosoleku toimumise koht vormistatakse nimetavas käändes. Koosoleku kuupäevaks on koosoleku toimumise kuupäev, lisada tuleb protokolli registreerimisnumber või viit. Protokollid registreeritakse! Protokollides fikseeritakse koosoleku alguse ja lõpu kellaaeg.
Osalejad
Esimeseks märgitakse koosoleku juhataja, siis protokollija. Kui nii koosoleku juhataja kui ka protokollija on nõupidava organi liikmed, märgitakse ka nemad osalejate hulka. Nõupidava organi alalised liikmed loetletakse perekonnanimede tähestikulises järjekorras. Kui tehakse osalejate registreerimisleht, tuleb näidata üldarv ning sulgudes märkida (registreerimisleht lisatud). Seejärel märgitakse puudujad, sulgudes võib lisada ka puudumise põhjuse. Viimasena loetletakse kutsutud (koos ametinimetusega), kes viibivad ainult üksnes konkreetse päevakorrapunkti arutelu ajal.
Päevakord
Vajalik selleks, et kõik teavad, mis tuleb arutelule. Päevakorrapunktid on teemade põhised, mitte isikute (üksuse või ettekandja põhine).
Protokolli päevakorrapunktide sõnastus võib olla sõnasõnaline, kokkuvõttev või ainult vastuvõetud otsuseid kajastav – see võib olla organisatsioonisisene kokkulepe, kuid samas tuleb arvestada kellele protokoll on suunatud, mis on protokolli eesmärk.
Koosoleku käik
Protokollitakse päevakorrapunktide kaupa, otsused lisatakse päevakorrapunkti sõnastuse lõppu. Kui on olemas kirjalik ettekanne, siis ettekande sisu ei protokollita (protokolli tekstis tehakse vastav märge). Protokollida tuleb eriarvamused, otsesed sõnavõtud nende esitajate nõudmisel.
Otsuste sõnastamine
Tuleb arvestada päevakorrapunktiga, nõupidava organi rolliga (volitustega) ning õigusaktidest tulenevate nõuetega, st mis õigus on antud otsuse vastuvõtmisel või mis saab olema edasine tegevus. Kui otsuses on iseloomult erinevaid küsimusi, siis jaotatakse otsus punktideks, mis nummerdatakse nii, et päevakorrapunkti number kajastuks otsuse numbris.
Allkirjastamine
Protokollile kirjutavad alla juhataja ja protokollija kõrvuti. Kui pole sätestatud teisiti, on ühe allkirjaga protokoll on kehtetu.
Sinu ülesanne on ühe koosoleku video põhjal koostada
a) koosoleku kutse; b) koosoleku protokoll
Koosolekule, mille kohta protokolli pead koostama, pääsed, kui vajutad allolevale pildile.
NB! Vajad kõrvaklappe!
Tegemist on kärajate koosolekuga (pane firma nimeks OÜ Kärajad).
NB! Vajad kõrvaklappe!
Tegemist on kärajate koosolekuga (pane firma nimeks OÜ Kärajad).
Kutse ja protokoll saada korrektsete e-kirjadega õpetajale. Eraldi - esimese kirjaga saadad kutse koosolekul osalemiseks, teise kirjaga esitad koosoleku protokolli.
Photo used under Creative Commons from wuestenigel
